info@agcapital.eu
+371 29992271

Working hard or hardly working? Kas ir KPI rādītāji un kāpēc tos jāliek stratēģijas pamatā?

//
Ievietoja
/
Comment0
/
Categories

Vairāk vai mazāk, uzņēmumi saprot, ka bez konkrēta finanšu plāna iztikt ir ne tikai grūti, bet citreiz arī neiespējami. Neskatoties uz to, ka Philippe Kruchten, vārdus “ja tas nav uzrakstīts, tas neeksistē” teica par katra privātajiem mērķiem, to var tikpat vienkārši attiecināt arī uz uzņēmumiem. Uzņēmumu gadījumā tas parasti ir budžets (sadalot gada mērķus pa mēnešiem, izplānojot mārketinga kampaņas, sezonalitāti, biznesa piesaistes aktivitātes, utt.). Tas rada pārliecību par to, ka ir konkrēts rīcības plāns, un ir skaidrs, kas ir jāizdara katra mēneša ietvaros, lai sasniegtu lielo mērķi. Tomēr, diemžēl, lielākā daļa no uzņēmumiem pie šī arī paliek, un sapnis gada beigās nepiepildās. Kādēļ tas tā notiek? Apskatīsimies konkrētu piemēru.

Iedomājamies, ka mums ir vidēja izmēra uzņēmums A, kur strādā 20-50 darbinieki, un tā gada mērķis ir sasniegt 5.0 mEUR apgrozījumu, kas būtu ~420 tūkstoši EUR mēnesī (pieņemot, ka mums nav sezonalitātes un mēneša apgrozījums ir vienmērīgs visa gada garumā). Nākamajā vadības sapulcē, pārdošanas departaments saņem uzstādījumu, ka viņiem ir jāsasniedz apgrozījums 420 000 EUR vērtībā. Darbinieks apjūk, domājot, kā lai sasniedz tik lielu summu. “Ja es to varētu izdarīt, es jau sen būtu prom, pelnot šo naudu pats!”. Tas nozīmē, ka mēneša apgrozījums darbiniekiem, kas nav daļa no vadības, neizsaka pilnīgi neko, un ar tiem ir jārunā viņiem saprotamā valodā. Tādēļ ir nepieciešams izveidot Key Performance Indicator (KPI) sistēmu, kas no vienas puses palīdzētu efektīvi un objektīvi kontrolēt darbinieka paveikto darbu, un no otras puses būtu taisnākais ceļš uzņēmuma rezultātu sasniegšanai.

Kā veidojas KPI?

Picture2Aplūkosim to pašu uzņēmumu A, kas nodarbojas ar būvtehnikas nomu B2B segmentā. Veidojot budžetu ir skaidrs, ka mēneša apgrozījumam ir jābūt 420 kEUR. Bet aplūkojot sīkāk, no 420 kEUR, 350 kEUR ir regulārie ieņēmumi no būvniecības uzņēmumiem, kuriem jau sen ir aktīvi projekti. Pieņemsim, ka pārdošanas daļā strādā 15 darbinieki, tas nozīmē, ka vidēji uz darbinieku tie būtu papildus 4,600 EUR ieņēmumu, lai sasniegtu vēlamo 15% apgrozījuma pieaugumu. Ir svarīgi atcerēties, ka klientu menedžeru plānā ir arī regulārā komisija, kas iekritīs jau balstoties uz noslēgtajiem līgumiem. Tas nozīmē, ka vidēji darbiniekam ir jānotur ieņēmumu portfelis 23,300 EUR vērtībā, kur viņu pamatdarbība būtu reaģēt uz esošo klientu pieprasījumiem, un papildus katru mēnesi būtu jānodrošina +4,600 EUR ienākumi no jauniem klientiem. Bet ar to nepietiek. Tālāk: atkarībā no biznesa apjoma, mēs sadalām prognozētos ieņēmumus uz nedēļām/dienām. Pieņemsim, ka uzņēmuma A vidējā darījumu summa ir 1,500 EUR, tad nedēļā darbiniekam ir jāpārdod (vidēji 4 nedēļās mēnesī) = 1150 EUR. Tas nozīmē, ka darbiniekam nedēļas KPI sastāv no vismaz viena maza darījuma, vai arī viena lielāka darījuma reizi divās nedēļās. Šajā gadījumā darbiniekam nedēļas KPI būtu:

Esošo klientu ienākumi + jauno klientu ienākumi: 23,300/4 + 4,600/4 = 6,900 EUR. Ir svarīgi atcerēties – ja kāds no esošajiem klientiem izlems pārtraukt esošo sadarbību, tad klientu menedžerim tā nauda ir jāatgūst no jauniem darījumiem.

Papildus ir nepieciešams palīdzēt darbiniekam izveidot rīkus, kurus izmantojot viņš var izpildīt savu KPI. Piemēram, mūsu uzņēmuma A darbiniekam ir jāveic vismaz 100 zvani B2B segmentā, lai sarunātu vismaz 15 tikšanās, pēc kurām varētu nosūtīt vismaz 10 piedāvājumus un piesaistītu vismaz 1 klientu.

Tātad, darbiniekam ir papildus KPI, kas palīdz tam sasniegt ieņēmumu KPI:

  • Picture3Zvani: 100
  • Piedāvājumi: 10
  • Klienti: 1-2
  • Papildus ienākumi: 4,600 EUR
  • + Jānotur apgrozījums: 23,300 EUR

Būtība šādai pieejai ir tāda, ka visas organizācijas pamatā ir efektīvi rādītāji, kas atspoguļo kopīgo stratēģiju. Ikdienas darbs katra darbinieka līmenī regulāri un pakāpeniski pietuvina uzņēmuma kopīgajam gada mērķim, pat ja tas darbinieks ir support, IT vai jurists. Katram darbiniekam pienākas savi KPI attiecībā uz procesiem, ko viņš pārvalda. Piemēram, jurista KPI varētu būt projekta pabeigšana laikā, iekļaujoties budžetā, un ar mazāko kļūdu/revīziju skaitu.

Piesakies bezmaksas sarunai par Jūsu uzņēmuma KPI rādītājiem!

Piesakies šeit
Atlīdzība vai sods?

KPI izpilde ir vitāli svarīga uzņēmumam, bet ko tas nozīme darbiniekam? Darbiniekam nevajag baidīties no neizpildīta KPI, jo KPI ir domāti efektīvai darba stimulēšanai, nevis draudēšanai. Vai to var apvienot ar motivācijas sistēmu? Noteikti, tikai tai nav jābūt “izdzīvošanai”. Ir noteikta fiksēta summa par ko jūs vienojaties ar darbinieku un ko jūs esat gatavi maksāt kā fiksētu algu. Attiecīgi, jūs arī sagaidāt, ka darbinieks pildīs savu darbu, un tā izpildes kvalitāte tiek noteikta ar konkrētiem KPI.

Ja KPI tiek izmantoti, lai veicinātu agresīvu uzņēmuma izaugsmi (piemēram +50% pie iepriekšēja gada rezultāta), tie var kļūt par destruktīvu mehānismu, kas demotivē darbiniekus, jo to izpilde neizskatās sasniedzama. Pirms KPI iekļaušanas motivācijas sistēmā, ir svarīgi vienoties ar darbinieku, nonākot pie kopīgā plāna tā sasniegšanai.

Neatkarīgs viedoklis

KPI izveidei ir ļoti svarīgi, lai ir objektīvs viedoklis par darbinieku pienākumiem un atbildību sadalījumu. Vislabāk ir tad, kad neatkarīgs vērtētājs/konsultants, izveido plānu un KPI sistēmu uzņēmumam. Citādāk, var veidoties negācijas, liekas diskusijas un darbinieku neuzticība KPI objektivitātei.

Ir jāatceras, ka KPI aprēķins izriet no uzņēmuma stratēģijas un ir tikai matemātisks un objektīvs veids, kā pārnest stratēģiju ciparos (piemēram, Top-Down).

Top-Down metode vs Bottom-Up metode

Top-down metode ir kopīgā uzņēmuma stratēģijas sadalīšana mazākās vienībās. Tā ir noderīga plānojot restrukturizāciju, veicinot agresīvas stratēģijas realizāciju, veicinot jauno projektu palaišanu vai arī tad, kad uzņēmuma īpašnieks izvirza konkrētus rezultātu mērķus, kas ir jāsasniedz nākamajā gadā.

Sa1538594810847vukārt, Bottom-up metode dod iespēju veidot kopīgus uzņēmuma rezultātus, izejot no produktu/darbinieku vienībām. Piemēram, uzņēmums A aprēķina KPI, izejot no atsevišķiem produktiem vai produktu grupām, un beigās apkopojot rezultātus, skatās uz uzņēmuma rādītājiem kopumā. Šī metode ir noderīga gadījumos, kad tiek plānota pakāpeniska izaugsme vai arī kompānijās, kurās lielāko vērtību veido cilvēku resurss nevis aktīvu daļa.

Automatizācija vai manuālais darbs?

Ne mazāk svarīgi ir maksimāli automatizēt KPI veidošanas mehānismu un to kontroli. Parasti, KPI tiek savienoti ar CRM sistēmu, kur reālajā laikā ir iespējams redzēt rezultātus. Sliktākajā gadījumā, uzņēmums var iztērēt daudz resursu, regulāri veidojot manuālas KPI atskaites. Papildus automatizācijai, uzskaitei jābūt neatkarīgai no vadītāja-darbinieka puses, tādējādi kliedējot šaubas par datu precizitāti un subjektīvu uzskaites metodi.

Mazāk ir vairāk

Neskatoties uz to, ka KPI palīdz uzņēmumam efektīvi pārvaldīt tā izvēlēto stratēģiju, KPI skaita daudzumam ir tieši negatīva korelācija ar efektivitāti. Jo vairāk KPI mēs uzstādam vienai vienībai/darbiniekam, jo mazāk fokusa paliek uz konkrētu darbību. Labā prakses saka, ka viens departaments/cilvēks nevar efektīvi pārvaldīt vairāk nekā piecus KPI. Jo mazāk KPI ir uzlikti darbiniekam, jo precīzāks fokuss tam būtu uz konkrēto vēlamo darbību, kas viņam ir jāveic.

Secinājumi
  • KPI sistēma tiek veidota ņemot vērā uzņēmuma kopīgo stratēģiju;
  • KPI rādītājiem jābūt objektīviem attiecībā pret padarīto darbu;
  • KPI sistēmu jāveido neatkarīgam cilvēkam, kuram nav draudzīgas attiecības ne ar darbiniekiem, ne ar uzņēmuma vadību;
  • Top-down/bottom-up metodes: katra no tām ir efektīva tikai noteiktā biznesa scenārijā;
  • KPI sistēmai ir jābūt pietiekami vienkāršai, lai to saprot darbinieki un pietiekami loģiskai, lai tā atspoguļotu uzņēmuma kopīgo stratēģiju;
  • KPI rādītāju skaitam uz 1 vienību jābūt pēc iespējas mazākam (ne vairāk par 5).

Piesakies bezmaksas sarunai par Jūsu uzņēmuma KPI rādītājiem!

Piesakies šeit

Leave a Reply